Kỹ năng đàm phán hợp đồng - Giai đoạn chuẩn bị

(ikienthuc.com) Trong quá trình hành nghề, luật sư có thể được yêu cầu tham gia các cuộc đàm phán giữa khách hàng và đối tác để bảo vệ quyền lợi của khách hàng trong quá trình thống nhất các thỏa thuận quan trọng liên quan đến giao dịch. Khi tham gia đàm phán, luật sư cần có một số kỹ năng và hiểu biết nhất định để giúp khách hàng đạt được các thỏa thuận có lợi hoặc ít nhất là cân bằng với phía đối tác. Kinh nghiệm là yếu tố có ảnh hưởng lớn đến khả năng đàm phán của luật sư. Trong giai đoạn tập sự, các luật sư tập sự thường được tham gia các buổi đàm phán với vai trò thư ký để có cơ hội quan sát và học hỏi kỹ năng đàm phán từ các luật sư có kinh nghiệm hơn. Khi có kinh nghiệm hơn, luật sư sẽ trực tiếp tham gia đàm phán hợp đồng.

Nội dung chính

• 1. Giai đoạn chuẩn bị
• Hiểu giao dịch và thỏa thuận thương mại giữa các bên. 
• Hiểu các vấn đề pháp lý có liên quan đến giao dịch và các giải pháp. 
• Biết cái mình cần và cái mà phía đối tác cần khi đàm phán. 
• Luật sư có thể biết về mục đích đàm phán của đối tác thông qua các thông tin do khách hàng cung cấp hoặc các đề xuất trong dự thảo hợp đồng mà đối tác hoặc luật sư của đối tác đưa ra. 
• Hiểu luật sư đối phương. 
• Chuẩn bị tâm lý của mình.

Thông thường việc luật sư đại diện khách hàng tham gia đàm phán được chia thành hai giai đoạn: (i) giai đoạn chuẩn bị, và (ii) giai đoạn đàm phán. Bài viết này trình bày các kỹ năng trong giai đoạn chuẩn bị.

1. Giai đoạn chuẩn bị

Khác với việc soạn thảo văn bản tư vấn hay soạn thảo hợp đồng, việc đàm phán đòi hỏi luật sư phải có khả năng ứng biến và xử lý tình huống nhanh nhạy ngay trên “bàn đàm phán,” thay vì có thời gian đọc lại các quy định của luật và tiền lệ để kiểm tra. Về cơ bản, luật sư cần dùng kiến thức luật và các kỹ thuật đàm phán để buộc đối tác đồng ý với các yêu cầu do khách hàng của mình đưa ra và các yêu cầu đó sẽ được ghi nhận trong hợp đồng. Để làm được điều này, luật sư cần có các bước chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi thực hiện đàm phán. Việc đàm phán giữa các bên thông thường sẽ kéo dài, kể từ khi chưa có hợp đồng đến lúc hợp đồng đã được soạn thảo. Mục đích chính của giai đoạn chuẩn bị là để luật sư (i) hiểu giao dịch và thỏa thuận thương mại giữa các bên, (ii) hiểu các vấn đề pháp lý có liên quan đến giao dịch và các câu trả lời cho các vấn đề đó, (iii) biết cái mình cần và cái mà phía đối tác cần khi đàm phán, (iv) hiểu luật sư đối phương và (iv) chuẩn bị tâm lý của mình.

Hiểu giao dịch và thỏa thuận thương mại giữa các bên. 

Trước khi tham gia đàm phán, luật sư cần đảm bảo là mình đã hiểu cơ cấu giao dịch và các thỏa thuận giữa các bên liên quan đến giao dịch. Luật sư cần lưu ý các thỏa thuận thương mại và pháp lý liên quan đến quyền lợi của các bên, đặc biệt là quyền lợi của khách hàng mà mình đang đại diện, và lo ngại của khách hàng về các vấn đề hoặc rủi ro có thể phát sinh. Nếu việc đàm phán diễn ra sau khi hợp đồng đã được soạn thảo bởi luật sư phía bên kia, luật sư cần phải nắm rõ về các điều khoản trong hợp đồng có ý nghĩa quan trọng đối với quyền lợi của khách hàng mà mình đại diện. Luật sư cần biết và nắm rõ các thông tin trên để chuẩn bị tham gia đàm phán, bất kể điều khoản đó do mình hay phía đối tác đưa ra. Thông thường khách hàng sẽ cung cấp các thông tin trên một cách tương đối đầy đủ cho luật sư trước khi cuộc đàm phán diễn ra. Tuy nhiên, luật sư không nên chỉ lắng nghe một cách thụ động từ khách hàng. Luật sư cần hỏi lại và gợi mở cho khách hàng dựa trên kinh nghiệm của mình để hiểu giao dịch và thỏa thuận thương mại giữa các bên. Ví dụ, trong một giao dịch mua bán cổ phần, luật sư cần hiểu thỏa thuận thương mại của các bên về đối tượng mua bán (như số lượng và loại cổ phần), giá cả (như bằng tiền hay bằng hiện vật), thủ tục thanh toán (như thanh toán một lần hay nhiều lần, có đặt cọc hay không) cũng như các lợi ích kinh tế (như quyền nhận cổ tức) và phi kinh tế (như quyền biểu quyết) mà các bên mong muốn đạt được sau khi giao dịch mua bán hoàn tất.

Hiểu các vấn đề pháp lý có liên quan đến giao dịch và các giải pháp. 

Khi đàm phán, các bên hoặc luật sư của các bên sẽ trao đổi về các vấn đề pháp lý phát sinh từ mong muốn về mặt thương mại của các bên và cách thức giải quyết các vấn đề đó theo hướng có lợi cho phía mình. Các vấn đề pháp lý có thể liên quan đến tính hợp pháp của giao dịch, các chấp thuận cần thiết từ các cơ quan nhà nước, các chấp thuận cần thiết từ nội bộ các bên và các bên thứ ba, khả năng thi hành của các điều khoản cụ thể trong hợp đồng, v.v. Luật sư cần hiểu rõ các vấn đề pháp lý phát sinh từ giao dịch để có thể đề xuất các thỏa thuận hoặc điều khoản có lợi cho khách hàng của mình. Nếu luật sư không thể xác định hết các vấn đề pháp lý liên quan đến giao dịch thì rủi ro là phía đối tác có thể đưa ra các thỏa thuận chỉ phục vụ cho lợi ích của họ và có thể gây thiệt hại cho khách hàng sau khi ký kết hợp đồng. Nên nhớ là luật sư phía bên kia không có nghĩa vụ bảo vệ cho khách hàng của bạn và đưa ra các thỏa thuận có lợi cho tất cả các bên tham gia hợp đồng. Trong quá trình đàm phán, luật sư của mỗi bên sẽ đưa ra các thỏa thuận có lợi nhất cho khách hàng của mình và từ đó thống nhất về các giải pháp có tính cân bằng. Do vậy, luật sư không được bỏ sót các vấn đề pháp lý quan trọng khi tham gia đàm phán để bảo vệ quyền lợi tốt nhất cho khách hàng của mình.

Biết cái mình cần và cái mà phía đối tác cần khi đàm phán. 

Một điều quan trọng khi đàm phán là luật sư cần biết rõ mình và đối phương muốn đạt được kết quả gì thông qua cuộc đàm phán. Bước này có thể được hiểu đơn giản là luật sư cần biết người biết ta. Luật sư cần biết cái mình cần trong cuộc đàm phán để chuẩn bị các lý lẽ tranh luận phù hợp nhằm đạt được các mục đích đó. Ngoài ra, luật sư cũng cần biết cái phía đối tác cần gì để khai thác các điểm yếu đó thành lợi thế của mình khi đàm phán. Ví dụ, luật sư của bên mua biết được rằng bên bán trong giao dịch mua bán cổ phần đang cần gấp số tiền bán cổ phần để trả các khoản vay đến hạn của bên bán với ngân hàng, luật sư của bên mua có thể tạo áp lực để bên bán dễ dàng chấp nhận cho bên mua được một số đặc quyền sau khi mua cổ phần. Về cơ bản, các bên khi tham gia đàm phán đều mong muốn đạt được thỏa thuận với bên kia vì các lợi ích thương mại mà giao dịch đó có thể mang lại. Do đó, luật sư có thể tận dụng các mục đích thương mại này của phía đối tác để phục vụ cho việc đạt được các thỏa thuận có lợi nhất cho khách hàng của mình.

Luật sư có thể biết về mục đích đàm phán của đối tác thông qua các thông tin do khách hàng cung cấp hoặc các đề xuất trong dự thảo hợp đồng mà đối tác hoặc luật sư của đối tác đưa ra. 

Phía đối tác có thể trình bày rõ các mục đích của mình đối với từng điều khoản hoặc chỉ nêu ra yêu cầu sửa đổi các điều khoản đó. Công việc của luật sư là suy luận về mục đích của phía đối tác khi đưa ra các đề xuất như vậy để xác định kỹ thuật đàm phán phù hợp. Ngoài ra, luật sư cũng có thể tìm hiểu về các mục đích của đối tác liên quan đến giao dịch thông qua các thông tin về hoạt động của họ trên các nguồn thông tin công cộng (ví dụ, website công ty, báo chí hay Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia). Thông thường công ty đại chúng tại Việt Nam được yêu cầu công bố thông tin cho nhà đầu tư trên website của Ủy ban Chứng khoán nhà nước và Sở giao dịch chứng khoán có liên quan (ví dụ, báo cáo tài chính được kiểm toán, nghị quyết đại hội đồng cổ đông và báo cáo thường niên). Luật sư có thể sử dụng các thông tin này để phục vụ cho quá trình đàm phán của mình.

Hiểu luật sư đối phương. 

Nếu đối tác có thuê luật sư đại diện, luật sư cũng cần tìm hiểu thông tin về luật sư đối phương và tổ chức hành nghề luật sư mà họ làm việc. Mục đích của việc tìm hiểu này là để dự đoán khả năng đàm phán của phía đối tác dựa trên kinh nghiệm và lĩnh vực hành nghề của luật sư và tổ chức hành nghề luật sư. Nếu luật sư đối phương không có nhiều kinh nghiệm tư vấn về lĩnh vực liên quan đến giao dịch, luật sư có thể lựa chọn phong cách đàm phán cạnh tranh hơn để buộc đối tác đồng ý với các thỏa thuận do mình đưa ra. Bên cạnh các thông tin chung về luật sư của đối tác, luật cũng nên tìm hiểu luật sư đối phương có điểm yếu gì và có thói quen gì khi làm việc để chuẩn bị chiến lược đàm phán phù hợp. Ví dụ, nếu luật sư đối phương dễ nghe lời khách hàng và không có chính kiến thì nên tập trung vào việc thuyết phục khách hàng phía đối phương để họ thuyết phục luật sư của mình.

Trong trường hợp luật sư hoặc tổ chức hành nghề luật sư có thể tác động vào việc lựa chọn luật sư đàm phán của đối tác, thì nên chọn luật sư (i) có kinh nghiệm trong lĩnh vực có liên quan đến giao dịch, (ii) có quan hệ trước với mình, và/hoặc (ii) không có chính kiến khi tham gia đàm phán. Điều này thường diễn ra khi hai bên khách hàng hỏi nhau về việc chọn luật sư đàm phán của nhau và khách hàng nhờ luật sư tư vấn về việc nên chọn luật sư nào của phía đối tác để tham gia đàm phán. Luật sư nên tư vấn cho khách hàng lựa chọn luật sư đối phương có kinh nghiệm liên quan đến giao dịch để có thể hoàn tất giao dịch nhanh vì luật sư của cả hai bên đều hiểu rõ về các vấn đề liên quan đến giao dịch. Bên cạnh đó, các luật sư có quan hệ trước với nhau thông thường sẽ dễ thông cảm và không gây khó khăn cho nhau trong quá trình đàm phán. Cuối cùng, mục đích của việc lựa chọn luật sư đối phương không có hoặc có ít chính kiến khi đàm phán là để dễ thuyết phục họ đồng ý với các đề xuất do mình đưa ra.

Chuẩn bị tâm lý của mình.

Quá trình đàm phán thông thường có thể kéo dài trong vòng nhiều tuần, nhiều tháng hoặc cả năm. Luật sư cần chuẩn bị tâm lý để tham gia đàm phán cùng khách hàng một cách tự tin và bình tĩnh. Phong thái của luật sư đóng vai trò quan trọng trong việc thuyết phục phía đối tác đồng ý với các đề xuất do luật sư đưa ra. Một luật sư có thể không có lý lẽ tranh luận mạnh về một vấn đề, nhưng họ vẫn có thể đạt được các thỏa thuận có lợi nhất cho khách hàng của mình vì phong thái trình bày bình tĩnh, tự tin và chuyên nghiệp. Trên “bàn đàm phán,” việc luật sư mất bình tĩnh hoặc thể hiện sự lo lắng có thể làm giảm sút mức độ tin tưởng của phía đối tác với phần trình bày của luật sư. Các luật sư cần có tâm lý vững vàng trước những tình huống bất ngờ hoặc trước các câu hỏi hóc búa của đối tác.

Nói tóm lại, luật sư cần thực hiện các bước chuẩn bị trước khi tham gia đàm phán để (i) hiểu giao dịch và thỏa thuận giữa các bên, (ii) hiểu các vấn đề pháp lý có liên quan đến giao dịch và các câu trả lời cho các vấn đề đó, (iii) biết cái mình cần và cái mà phía đối tác cần khi đàm phán, (iv) hiểu luật sư đối phương và (iv) chuẩn bị tâm lý của mình. Việc quan trọng nhất là luật sư cần hiểu được giao dịch, các vấn đề pháp lý và các rủi ro có liên quan và cách thức giải quyết các vấn đề đó. Kinh nghiệm thường giúp luật sư có quá trình chuẩn bị nhanh và hiệu quả hơn trên thực tế.

Nguồn: Luật sư Trương Nhật Quang - YKVN

(Còn nữa...)

Chia sẻ nếu bạn thấy hữu ích!